Sistema de documentación de negocios
Siete módulos para entender un negocio y dejarlo escrito: cómo funciona, cómo se presenta, cuánto deja, de dónde salen los clientes, qué dicen los clientes, dónde está parado y qué conviene automatizar.
Sirve para un negocio unipersonal y para una empresa de cien personas. Lo que cambia no son los módulos sino la profundidad, la cantidad de gente a entrevistar y el nivel de formalidad. Cada módulo incluye su ajuste por tamaño.
Para qué sirve
| Situación | Módulos que importan |
|---|---|
| Delegar o contratar sin repetir todo de memoria | 1, 7 |
| Ordenar un negocio que creció desprolijo | 1, 3, 7 |
| Vender la empresa o buscar socios | 1, 3, 6 |
| Entender un negocio ajeno (consultoría, due diligence) | 1, 3, 6 |
| Dejar de improvisar la comunicación | 2, 5 |
| Saber si realmente gano plata | 3 |
| Crecer sin depender del boca a boca | 4, 5 |
| Expandir a otro país o mercado | 6, 3 |
| Automatizar sin gastar de más | 7 |
| Darle contexto a una IA para trabajar todo el año | 1, 3, y los que apliquen |
Los siete módulos
| # | Módulo | Responde | Se vence en |
|---|---|---|---|
| 1 | Manual operativo | Cómo funciona el negocio | 6-12 meses |
| 2 | Fundamentos de marca | Cómo se presenta | 2-3 años |
| 3 | Economía | Cuánto deja y de dónde sale | 3-6 meses |
| 4 | Motor de adquisición | De dónde salen los clientes | 6 meses |
| 5 | Conocimiento del cliente | Por qué compran y por qué no | 1 año |
| 6 | Contexto de mercado y país | Dónde está parado | 3 meses |
| 7 | Automatización y equipo | Qué conviene resolver y con qué | 7A: 2 años / 7B: 6 meses |
El orden importa. Cada módulo usa los anteriores como insumo y por eso no hay que repetir información. El 1 y el 3 son la base: sin ellos, los demás producen documentos genéricos. Los módulos 2, 4, 5 y 6 se pueden hacer en cualquier orden según lo que urja. El 7 va último porque necesita los tiempos de proceso del 1 y el costo por hora del 3.
Tiempo estimado
| Módulo | Negocio chico (1-10 personas) | Negocio mediano (10-100) |
|---|---|---|
| 1 | 3-5 h repartidas en dos sesiones | 3-6 semanas, varias entrevistas |
| 2 | 2 h | 1-2 semanas con validación interna |
| 3 | 3 h + buscar datos | 1-2 semanas con el área contable |
| 4 | 2-3 h reconstruyendo clientes | 1 semana con exportes del CRM |
| 5 | 2 semanas (las conversaciones) | 3-4 semanas |
| 6 | 2 h + una consulta profesional | 1-2 semanas, según jurisdicciones |
| 7 | 3 h | 2-3 semanas |
No hacerlos todos de una. Es preferible el Módulo 1 terminado y en uso que siete documentos a medias que nadie abre. Cada documento tiene que tener un lector concreto y un momento de uso. Si no se puede nombrar quién lo lee y cuándo, todavía no hace falta escribirlo.
Cómo se usan los prompts
Cada módulo tiene un prompt. Todos comparten un bloque base que se pega primero: define el contexto del negocio y las reglas de trabajo. Después va el prompt del módulo.
El bloque base se completa una sola vez y se reutiliza. Eso evita repetir contexto en cada chat y mantiene el criterio parejo entre documentos.
Lo ideal es tener los documentos ya hechos cargados como archivos de contexto fijo (en un Proyecto, o adjuntándolos), para que cada módulo nuevo se apoye en los anteriores sin volver a preguntar lo mismo.
Bloque base
Pegar al inicio de todos los prompts, con las variables completas.
# CONTEXTO DEL NEGOCIO
- Nombre: [ ]
- Qué hace, en una línea: [ ]
- Tamaño: [personas que trabajan, facturación aproximada anual]
- Antigüedad: [ ]
- Mi rol: [dueño / directivo / empleado / consultor externo / analizo un negocio ajeno]
- Quién va a leer el documento: [ ]
- Para qué lo voy a usar: [ ]
- País/es donde opera: [ ]
- Idioma y registro: [escribí en el mismo español que uso yo en esta conversación]
- Documentos previos adjuntos: [listar, o "ninguno"]
- Otro material adjunto: [planillas, capturas, web, mails, propuestas]
# REGLAS DE TRABAJO (aplican a todos los módulos)
Sobre la verdad de los datos
- No inventes nada. Lo que no esté confirmado va como [FALTA CONFIRMAR: ...].
Es mejor un documento con huecos visibles que uno completo y falso.
- Marcá el origen de cada afirmación: [dicho por el entrevistado], [del material
adjunto], [inferido], [supuesto]. Lo inferido y lo supuesto siempre marcados.
- Marcá la calidad del dato cuando sea numérico: [MEDIDO], [ESTIMADO], [RECORDADO].
Un número recordado no se escribe con decimales.
- Si dos cosas que me decís o que aparecen en el material se contradicen, mostralo
en vez de elegir una.
Sobre el proceso
- Antes de escribir, hacé un diagnóstico corto de lo que entendiste y de lo que te
falta. No avances hasta que lo confirme.
- Preguntá en tandas numeradas de máximo 6 a 8, una tanda por mensaje.
- Priorizá las preguntas que más cambian el resto del documento.
- Si una respuesta es vaga, pedí un caso concreto y reciente, paso a paso.
- Si digo "no sé" o "depende", anotalo como hueco y seguí.
- Nunca vuelvas a preguntar algo que ya está en un documento adjunto.
- Avisá cuando ya tengas suficiente para escribir, y esperá confirmación.
Sobre la escritura
- Frases cortas, voz activa, verbos concretos. Cero relleno corporativo.
- Escribí para alguien que no conoce el negocio. Nada de "como se hace siempre".
- Usá roles, no nombres propios, salvo en las secciones donde el nombre importe.
- Explicá cada término técnico la primera vez que aparezca.
- Separá diagnóstico de recomendación. El documento describe cómo es hoy; lo que
convendría cambiar va al final, en una sección aparte y marcada como opinión.
- Todo dato normativo, fiscal, de precios o de mercado tiene que ir con fecha y
fuente verificada. Sin verificar, va [VERIFICAR].
Sobre la escala
- Si el negocio es de una o pocas personas: los roles son sombreros que se pone la
misma persona. Nombralos igual, porque eso es lo que después se delega.
- Si hay equipo: preguntá quién más debería responder cada tema y marcá qué parte
del documento quedó respondida por una sola fuente.
- Ajustá el nivel de formalidad al tamaño: un negocio de tres personas no necesita
matriz de aprobación; uno de sesenta sí.
Al final de cada documento, siempre:
- Huecos de información pendientes.
- Las 5 preguntas que más conviene responder para completarlo.
- Fecha de elaboración y cuándo conviene revisarlo.Manual operativo
Responde: cómo funciona el negocio realmente, no cómo se supone que funciona. Insumos: material real (planilla de ventas, presupuestos, capturas del sistema, mails con clientes, la web). Salida: documento de referencia operativa.
# TAREA
Actuás como consultor de operaciones y documentalista de procesos. Entrás a un
negocio que no conocés, entendés cómo funciona realmente y lo dejás escrito en un
manual que una persona nueva pueda leer y operar.
Seguí las reglas del bloque base. Entrevistame hasta poder escribir cada
procedimiento sin inventar nada.
# QUÉ PREGUNTAR PRIMERO
Modelo de ingresos, quién hace qué, y cómo entra un cliente. Después, todo lo que
sale mal: dónde se traba, qué se rehace, qué reclamos llegan, qué tarea odia todo
el mundo. Ahí está la información que no aparece en ningún manual oficial.
# ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO
1. FICHA RÁPIDA
Qué vende, a quién, cómo gana plata, tamaño, quiénes trabajan, desde cuándo.
Que se entienda en 60 segundos de lectura.
2. MODELO DE NEGOCIO
Propuesta de valor, cliente ideal y quién NO es cliente, competencia y por qué
nos eligen, fuentes de ingreso y peso de cada una, estructura de costos
(fijos vs variables), estacionalidad.
3. OFERTA
Cada producto o servicio: qué incluye, qué no incluye, precio y cómo se cotiza,
plazo de entrega, margen aproximado, frecuencia de venta.
4. MAPA DE PROCESOS
El recorrido de punta a punta: captación → contacto → cotización → cierre →
producción o entrega → cobro → posventa → recompra.
Marcá dónde se traba el flujo hoy y cuáles son los puntos de traspaso entre
personas o áreas, que es donde se pierde la información.
5. PROCEDIMIENTOS
El corazón del documento. Un bloque por proceso, con formato fijo:
- Nombre
- Cuándo se dispara: el evento exacto que lo inicia
- Responsable (rol) y quién lo reemplaza si falta
- Insumos necesarios: datos, accesos, archivos
- Pasos numerados, en imperativo, uno por acción, con la herramienta y la
pantalla exacta donde se hace
- Resultado esperado y cómo verificar que salió bien
- Tiempo estimado y frecuencia
- Errores frecuentes y qué hacer si ocurren
- Qué no hay que hacer nunca en este proceso
6. ROLES Y RESPONSABILIDADES
Quién decide, quién ejecuta, quién revisa y a quién se le avisa, por proceso.
Marcá qué tareas dependen de una sola persona.
7. HERRAMIENTAS Y ACCESOS
Sistema, para qué se usa, quién lo administra, costo mensual, dónde están las
credenciales (el lugar, nunca las contraseñas).
8. REGLAS Y POLÍTICAS
Descuentos, señas, formas de pago, devoluciones, garantías, cuándo se escala,
plazos de respuesta, qué se puede prometer y qué no.
9. NÚMEROS
Indicadores que importan, de dónde sale cada dato, con qué frecuencia se miran,
valor actual y qué valor sería alarma.
10. CLIENTES Y PROVEEDORES CLAVE
Los que concentran facturación o de los que dependemos, con la condición
acordada y el riesgo si se caen.
11. GLOSARIO
Jerga interna, apodos, códigos de producto, siglas. Todo lo que un externo no
entendería.
12. RIESGOS Y CUELLOS DE BOTELLA
Qué se rompe si falta una persona, qué está indocumentado, qué depende de
memoria, dependencias de un solo proveedor o canal.Ajuste por tamaño. En un negocio chico alcanza con entrevistar al dueño y documentar entre 5 y 8 procedimientos: los que se repiten y los que, si salen mal, cuestan plata. En uno mediano hay que entrevistar al responsable de cada área por separado, y va a aparecer la diferencia entre el proceso oficial y el real: documentar el real y marcar la brecha. A partir de cierto tamaño el manual necesita dueño, versión y fecha, o queda desactualizado en un trimestre.
Errores comunes. Responder la entrevista redactando bonito en lugar de contar casos concretos. Documentar el proceso ideal en vez del que existe. Escribir pasos que solo entiende quien ya sabe hacerlos.
Validación. Enviar cada procedimiento a quien lo ejecuta a diario y preguntarle qué está mal. Siempre hay algo.
Fundamentos de marca
Responde: cómo se presenta el negocio y con qué voz. Insumos: Módulo 1 + material de comunicación (logo, web, posteos, mails, propuestas). Salida: plataforma de marca y brief para diseño.
La marca sale de lo que el negocio hace, no de un ejercicio creativo en el aire. Por eso va después del manual.
# TAREA
Actuás como estratega de marca. Trabajás sobre evidencia: la marca sale de cómo el
negocio opera y de cómo le habla a sus clientes hoy, no de adjetivos aspiracionales.
Seguí las reglas del bloque base.
# QUÉ NECESITO RESOLVER
[ej. no sé cómo presentarme / cada persona del equipo escribe distinto / voy a
rehacer la web / necesito darle un brief a un diseñador]
# FASE 1 — EXTRACCIÓN
Del manual, sacá: propuesta de valor real, cliente ideal, por qué nos eligen, qué
nos diferencia, y la jerga del glosario que sirva como voz.
Marcá qué está respaldado por un procedimiento concreto y qué es solo un título
lindo sin nada atrás.
# FASE 2 — PREGUNTAS
Lo que el manual no puede responder, en una sola tanda: percepción actual, qué
queremos que piensen de nosotros, marcas que admiramos y por qué, qué NO queremos
parecer, y qué nos dicen los clientes cuando nos felicitan (textual).
# FASE 3 — DOCUMENTO
1. PLATAFORMA
Propósito, promesa en una frase, y las 3 pruebas concretas que la sostienen.
Cada prueba tiene que existir en el manual.
2. POSICIONAMIENTO
Contra quién competimos, en qué eje ganamos, qué le cedemos a la competencia a
propósito.
3. AUDIENCIA
A quién le hablamos, qué le duele, con qué palabras lo dice (las suyas, no las
nuestras).
4. PERSONALIDAD Y TONO
4 atributos, cada uno escrito como "somos X, pero no Y", para que se entienda
el límite.
5. VOZ EN ACCIÓN
Tomá 4 textos reales del material adjunto y reescribilos en la voz nueva,
mostrando antes y después.
6. LÉXICO
Palabras que usamos siempre, palabras prohibidas, cómo nombramos a los clientes
y a los productos.
7. MENSAJES
Frase madre, presentación de 20 segundos, versión para redes, versión para una
propuesta formal, y respuestas a las 3 objeciones más comunes.
8. DIRECCIÓN VISUAL (brief, no diseño)
Sensación buscada, paleta sugerida con la razón de cada color, familia
tipográfica, criterio de fotografía, qué evitar. Escrito para que un diseñador
pueda ejecutarlo sin más consultas.
9. APLICACIÓN
Cómo se ve esto en firma de mail, mensajería, portada de propuesta y un posteo
tipo.
10. TENSIONES
Dónde la marca promete algo que la operación hoy no entrega, según el manual.
Para cada tensión: o cambia la promesa o cambia el proceso.
# REGLAS ESPECÍFICAS
- Ningún atributo sin prueba. Para decir "rápidos" tiene que haber un tiempo de
respuesta en el manual que lo respalde. Si no lo hay: [SIN RESPALDO OPERATIVO].
- Nada de palabras vacías: innovador, sinergia, pasión, excelencia, soluciones
integrales. Si aparece una, reescribí.
- Si lo que escribís lo podría firmar cualquier competidor, no sirve.Ajuste por tamaño. En un negocio chico la marca suele ser la voz del dueño: el trabajo es hacerla explícita para poder delegarla. En uno mediano el problema es la inconsistencia entre áreas, así que hay que sumar reglas de uso, ejemplos por canal y un responsable que las haga cumplir.
Lo que más rinde: el punto 10. Las tensiones entre lo que se promete y lo que se entrega son el puente entre este módulo y el operativo.
Economía del negocio
Responde: de dónde sale y a dónde se va cada peso. Insumos: Módulo 1 + datos duros (ventas, extractos, resumen contable, facturas). Salida: planilla con fórmulas vivas + resumen de dos páginas.
# TAREA
Actuás como analista financiero. Tu objetivo es que yo entienda mi estructura
económica con números que pueda recalcular solo el mes que viene.
Seguí las reglas del bloque base. El manual ya tiene oferta, precios, procesos,
tiempos, herramientas y clientes clave: no lo vuelvas a preguntar.
# FASE 1 — QUÉ YA TENGO
Recorré el manual y armá una tabla con todo lo que sirva como dato económico:
precios, tiempos de cada proceso, costo de herramientas, concentración de clientes,
estacionalidad. Marcá cada dato como [FIRME] o [APROXIMADO].
Después decime qué falta para poder calcular.
# FASE 2 — HUECOS
Preguntá solo lo que falte.
- Si no sé un número exacto, pedime tres valores: mínimo, típico y máximo. Trabajá
con el típico y usá los otros dos para el análisis de sensibilidad.
- Preguntá sí o sí por: los sueldos incluido el mío (o cuánto debería ganar yo),
las horas reales dedicadas, y los costos que se pagan una vez al año.
- No cierres sin preguntar cuánto tarda en entrar la plata después de cerrar una
venta.
# FASE 3 — PLANILLA Y DOCUMENTO
Generá una planilla editable con los supuestos en celdas aparte y el resto en
fórmulas, para poder cambiar un número y ver el efecto. Y un resumen escrito:
1. COSTOS FIJOS
Todo lo que se paga aunque no se venda nada, mensualizado (los anuales
divididos por 12). Los sueldos van acá, incluido el del dueño.
2. COSTO REAL DE ENTREGA
Por producto o servicio: insumos + horas × costo por hora + indirectos
asignados. Mostrá cómo calculaste el costo por hora y con qué criterio
repartiste lo indirecto.
3. MARGEN POR PRODUCTO
Precio, costo, margen en dinero y en porcentaje, contribución mensual total
(margen × cantidad vendida), ordenados por contribución.
Decime cuáles sostienen el negocio y cuáles se están subsidiando con los otros.
4. PUNTO DE EQUILIBRIO
Cuánto hay que facturar por mes para no perder plata, traducido a unidades o
clientes, y después dividido por día hábil.
5. PRECIOS
Por producto: precio piso (debajo se pierde plata), precio actual, distancia
entre ambos. Marcá lo que hoy se vende por debajo del piso.
6. CICLO DE CAJA
Días desde el cierre de la venta hasta que la plata está disponible. Cuánto se
cobra por adelantado, cuánto queda a cobrar, cuánto se atrasa históricamente,
cuánto dinero hay parado en la calle en un mes típico.
7. CONCENTRACIÓN
Qué porcentaje de la facturación depende de los 3 clientes más grandes, del
canal principal y del producto principal. Qué pasa con el punto de equilibrio
si se cae el más grande.
8. ESCENARIOS
Tres casos con impacto en dinero: cae 20% la venta, sube 15% el costo del
insumo principal, suben 10% los precios y se pierde 5% de clientes.
9. NÚMEROS DE GUARDIA
Entre 4 y 6 indicadores para mirar cada mes. Para cada uno: cómo se calcula, de
dónde sale el dato, valor actual, y a partir de qué valor hay que preocuparse.
10. SUPUESTOS Y FRAGILIDAD
Todo lo que asumimos. Marcá cuál de esos supuestos, si está mal, tira abajo el
análisis entero.
# REGLAS ESPECÍFICAS
- Al lado de cada resultado, la fórmula usada. Tiene que ser auditable.
- El tiempo de trabajo siempre cuenta como costo, aunque hoy no se pague sueldo.
- Nada de precisión falsa: si el dato de entrada era aproximado, escribí "entre X
e Y", no una cifra al peso.Ajuste por tamaño. En un negocio chico el foco es el margen por producto y el costo por hora del dueño. En uno mediano hay que costear por línea de negocio o unidad, definir criterios de asignación de indirectos, y cruzar con lo que ya reporta contabilidad, marcando dónde no coinciden y por qué.
Aclaración necesaria. Esto es análisis de gestión para tomar decisiones, no contabilidad ni asesoramiento fiscal. Los números de impuestos, cargas y estructura societaria hay que validarlos con un contador antes de cualquier decisión importante.
El error clásico. No contar el tiempo del dueño como costo. El margen parece sano hasta que se calcula la ganancia por hora y aparece que se está pagando por trabajar. Si de todo el documento hay que mirar un solo número, es ese.
Motor de adquisición
Responde: de dónde salen los clientes, cuánto cuesta conseguirlos, dónde se caen. Insumos: Módulos 1 y 3 + analítica, CRM o planilla de presupuestos. Salida: mapa de canales y embudo con números reales.
# TAREA
Actuás como analista de crecimiento. No proponés tácticas de marketing: primero
reconstruís de dónde vino cada cliente real y qué costó conseguirlo.
Seguí las reglas del bloque base. El manual ya tiene el proceso comercial y los
canales; la economía ya tiene el margen. De ahí sale cuánto se puede pagar por un
cliente.
# FASE 1 — QUÉ YA TENGO
Extraé de los documentos: canales mencionados, etapas del proceso comercial,
tiempos, margen por producto, concentración de clientes. Decime qué se puede
calcular ya y qué falta.
# FASE 2 — RECONSTRUCCIÓN
La parte más importante. Guiame para armar la lista de los últimos 20 a 50 clientes
(o los que haya), columna por columna:
fecha / cómo llegó (el hecho concreto, no el canal genérico) / quién lo derivó si
aplica / qué compró / monto / días desde el primer contacto hasta el cierre / si
volvió a comprar.
Lo que no se recuerde queda en blanco, no se completa a ojo.
Cuando esté la lista, decime qué patrones ves antes de seguir.
# FASE 3 — HUECOS
Preguntá solo lo que falte. Incluí:
- Horas por semana dedicadas a conseguir clientes, y a qué exactamente.
- Dinero gastado en los últimos 3 meses en publicidad, comisiones o herramientas
de venta.
- Cuántos presupuestos se enviaron y cuántos cerraron.
- Qué se probó y no funcionó.
# FASE 4 — DOCUMENTO
1. MAPA DE CANALES
Por canal: clientes que trajo, ticket promedio, tasa de cierre, días hasta
cerrar, dinero gastado, horas invertidas. Con la calidad del dato en cada fila.
2. EMBUDO REAL
Contactos → conversaciones → presupuestos → cierres, con el número de cada
etapa y el porcentaje que pasa a la siguiente. Señalá dónde se pierde más.
3. CICLO DE VENTA
Días promedio por etapa y qué hace que un caso tarde el doble que otro.
4. COSTO DE ADQUISICIÓN
Por canal: (dinero gastado + horas × costo por hora) ÷ clientes conseguidos.
Cruzalo contra el margen del Módulo 3: cuánto se podría pagar como máximo por
un cliente de cada canal, y en cuántas ventas se recupera.
5. REPETICIÓN
Cuántos clientes vuelven, cada cuánto, y cuánto deja un cliente a lo largo de
toda la relación, no solo en la primera compra. Si este número es alto, cambia
todo lo anterior: explicá cómo.
6. FRAGILIDAD DEL MOTOR
Qué porcentaje de clientes vino de un solo canal, una sola persona o una sola
relación. Qué pasa si eso se corta.
7. ACTIVOS VS ESFUERZO
Qué genera clientes solo mientras se empuja, y qué sigue trayendo aunque se
pare un mes.
8. CEMENTERIO
Lo que se probó y no funcionó, con una hipótesis de por qué. Sirve para no
repetirlo en seis meses.
9. PUNTO DE FUGA PRIORITARIO
La única etapa donde una mejora chica rinde más que cualquier otra cosa, con el
cálculo de cuánto dinero representa.
10. EXPERIMENTOS (sección aparte, marcada como opinión)
Tres experimentos. Cada uno con: hipótesis, qué hay que hacer, costo en dinero
y horas, cuánto tarda en dar señal, qué número lo mide, y en qué punto se da
por fracasado. Ordenados por relación entre esfuerzo y evidencia que generan,
no por potencial.
# REGLAS ESPECÍFICAS
- Con menos de 30 casos no hay estadística: escribí "indicio", no "tendencia", y
no saques conclusiones de diferencias chicas.
- El tiempo propio cuenta como costo de adquisición.
- Nada de recomendaciones genéricas de canal. Toda sugerencia tiene que apoyarse
en un patrón de los clientes reconstruidos o en un dato del manual.Ajuste por tamaño. En un negocio chico la reconstrucción se hace de memoria y con la bandeja de mails, y con 20 casos alcanza. En uno mediano se exporta del CRM, se analiza por cohortes y por segmento, y aparece un problema distinto: la atribución. Cuando hay varios puntos de contacto, conviene registrar el primero y el último y no pelearse por el medio.
El hábito que vale más que el documento. Preguntarle a cada persona que contacta cómo llegó, y anotarlo textual con el detalle: no "redes" sino "vio un comentario en el post de tal". En tres meses eso da algo que ningún análisis retroactivo puede dar, porque la memoria distorsiona.
Conocimiento del cliente
Responde: por qué compran, por qué no, y con qué palabras lo dicen. Insumos: conversaciones reales, grabadas o anotadas. Salida: documento de insights con evidencia textual.
Este es distinto: el insumo hay que ir a buscarlo afuera. Sin conversaciones no hay documento, hay adivinanza ordenada. Son tres partes.
Parte A — A quién hablarle
De la lista del Módulo 4, elegir 8 conversaciones (12 a 15 si el negocio es mediano, sumando distintos segmentos):
- 3 que compraron y quedaron conformes
- 2 que compraron y tuvieron problemas, o no volvieron
- 3 que pidieron presupuesto y no compraron ← los más valiosos
Los que no compraron son los que más enseñan y los que casi nadie llama. Contestan menos y por eso esa información no la tiene nadie.
Cómo pedirlo, corto y sin vender nada: "Estoy revisando cómo trabajamos y me sirve entender mejor a quienes nos contactaron. ¿Tenés 15 minutos esta semana? No te voy a ofrecer nada, es solo para aprender."
Grabar con permiso, o tomar notas textuales. Las palabras exactas son el dato.
Parte B — Qué preguntar
Cuatro reglas antes que las preguntas:
- Preguntar por el pasado, no por el futuro. "¿Qué hiciste la última vez?" sirve. "¿Comprarías si...?" no: la gente predice mal lo que va a hacer.
- No mencionar la propia solución hasta el final. En cuanto se nombra, la conversación se vuelve una charla amable donde dicen que sí a todo.
- Bancar los silencios. Lo bueno aparece tres segundos después de que parece que terminó de hablar.
- Anotar textual. No traducir "estaba harto del proveedor anterior" a "insatisfacción con el proveedor". La palabra cruda es lo que después se usa para escribir.
A quienes compraron:
- ¿Cómo era esto antes de trabajar con nosotros? ¿Qué hacías?
- ¿Qué pasó el día que decidiste buscar a alguien? ¿Qué estaba pasando ese día?
- ¿Qué otras opciones miraste? ¿Por qué las descartaste?
- ¿Qué te hizo dudar antes de decir que sí?
- Si mañana desaparecemos, ¿qué hacés?
- ¿Se lo recomendaste a alguien? ¿Qué le dijiste exactamente?
A quienes no compraron:
- ¿Qué estabas buscando resolver cuando nos contactaste?
- ¿Qué terminaste haciendo? (La respuesta más común es "nada". Eso es información valiosa, no un fracaso.)
- ¿Qué faltó o qué te frenó?
- Si hubiera sido gratis, ¿lo hacías? (Separa el problema de precio del de valor.)
- ¿Qué te hubiera hecho decir que sí?
A quienes tuvieron problemas:
- Contame qué pasó, desde tu lado.
- ¿En qué momento sentiste que algo no iba bien?
- ¿Qué esperabas que pasara y no pasó?
Parte C — Prompt de síntesis
# TAREA
Actuás como investigador de usuarios. Sintetizás conversaciones reales sin
embellecerlas ni ordenarlas de más. El resultado tiene que sonar a la gente, no a
vos.
Seguí las reglas del bloque base. Los documentos previos ya dicen qué vende el
negocio, cuánto deja y de dónde vienen los clientes: no lo preguntes.
# ANTES DE EMPEZAR
Decime cuántas conversaciones hay de cada tipo (compraron / no compraron /
tuvieron problemas) y advertime si la muestra está desbalanceada. Con menos de 3
casos de no-compra, marcá que las conclusiones sobre objeciones son débiles.
# DOCUMENTO
1. TRABAJO A RESOLVER
Qué intenta lograr el cliente cuando aparece, en su idioma. Separá lo funcional
(el problema práctico), lo emocional (qué quiere dejar de sentir) y lo social
(cómo quiere quedar frente a otros).
2. EL DISPARADOR
Qué pasa el día que alguien decide buscar. El evento concreto, no la condición
permanente. Listá los disparadores que aparecieron y cuántas veces cada uno.
Es el punto más accionable del documento: explicá por qué.
3. CÓMO BUSCAN Y CONTRA QUÉ COMPARAN
Dónde buscan, a quién le preguntan, qué alternativas consideran, incluida la de
no hacer nada, que casi siempre es la principal.
4. FRENOS
Lo que los hace dudar, ordenado por frecuencia. Para cada uno, distinguí si es
problema de precio, de riesgo percibido, de urgencia o de no entender qué se
recibe. Son cosas distintas y se resuelven distinto.
5. QUÉ VALORAN DE VERDAD
Lo que mencionaron sin que se los preguntaran. Compará contra la propuesta de
valor del manual y marcá dónde no coinciden.
6. LÉXICO DEL CLIENTE
Tabla de dos columnas: cómo lo dice el cliente / cómo lo decimos nosotros.
Frases textuales, entre comillas.
7. SEGMENTOS
Si aparecen grupos con motivaciones distintas, separalos. Si no aparecen,
decilo en vez de forzar la división.
8. CONTRADICCIONES
Dónde lo que dijeron choca con lo que hicieron, o entre ellos. No las resuelvas,
mostralas.
9. QUÉ TIRA ABAJO
Qué de todo esto contradice algo que se dio por sentado en el manual, la marca
o el motor de adquisición. Específico: qué documento, qué sección, qué cambia.
10. QUÉ FALTA PREGUNTAR
A quién habría que entrevistar todavía y qué quedó sin responder.
# REGLAS ESPECÍFICAS
- Cada afirmación va con al menos una cita textual que la respalde. Sin cita, no va.
- Si algo lo dijo una sola persona, escribí "una persona mencionó". No lo conviertas
en patrón.
- No suavices lo negativo ni lo neutralices. Si dijeron que era caro y confuso, se
escribe así.
- No inventes ni mejores citas. Si la persona habló mal, se transcribe como habló.Ajuste por tamaño. En un negocio chico las conversaciones las hace el dueño, y eso tiene una ventaja (contexto) y una desventaja (a él le mienten más para no ofenderlo). En uno mediano conviene que las haga alguien que no vendió el proyecto, sumar entrevistas al equipo de ventas y soporte —que escuchan objeciones todo el día— y segmentar los hallazgos por tipo de cliente.
Por qué es el más incómodo. Los otros módulos confirman cosas que ya se intuían. Este suele desarmar alguna: que el cliente compra por una razón distinta a la que se creía, o que el atributo central de la marca no lo mencionó nadie. Cuando eso pasa, el módulo funcionó. Por eso el punto 9 obliga a marcar qué documento anterior hay que corregir.
Contexto de mercado y país
Responde: dónde está parado el negocio y qué reglas del entorno lo condicionan. Insumos: los documentos previos. Salida: mapa de contexto y lista de preguntas para profesionales locales.
Los módulos anteriores miran hacia adentro. Este mira el terreno. Es el más abierto porque depende enteramente de dónde se opera, y el que más rápido se vence.
# TAREA
Actuás como analista de contexto de mercado. Hacés explícito todo lo que hoy se da
por sentado del entorno, y que dejaría de ser cierto si el negocio se mudara de
país o si cambiara la regla de turno.
Seguí las reglas del bloque base.
# DÓNDE OPERO
- País/es donde está constituida la empresa: [ ]
- País/es donde vive y trabaja el equipo: [ ]
- País/es donde están los clientes: [ ]
- Ciudad o región concreta, si el negocio es local: [ ]
- Monedas: se cobra en [ ], se gasta en [ ], los costos principales están en [ ]
- Figura legal actual: [ ]
- Antigüedad en ese mercado: [ ]
# ANTES DE ESCRIBIR
1. Buscá información actualizada. Nada de contexto normativo, fiscal o económico de
memoria: cambia seguido. Cada dato con fecha y fuente.
2. Si hay más de una jurisdicción, tratá cada una por separado antes de cruzarlas.
3. Decime primero qué de esto puedo responder yo mejor que vos, y preguntámelo.
# DOCUMENTO
1. DÓNDE ESTAMOS PARADOS
Dónde está la empresa, dónde el trabajo, dónde los clientes, dónde la plata.
Marcá si hay desalineación entre esas cuatro cosas y qué implica.
2. MARCO LEGAL Y FISCAL APLICABLE
Por jurisdicción: figura legal, obligaciones periódicas, impuestos que aplican a
la actividad, umbrales que cambian de régimen, licencias o habilitaciones. Todo
con fecha de vigencia.
Marcá explícitamente qué requiere confirmación de un profesional local. Esto es
un mapa de temas a chequear, no asesoramiento.
3. TRIBUTACIÓN CRUZADA (si aplica)
Si se vende a otro país, si se factura desde uno distinto al de residencia, o si
hay clientes extranjeros: qué preguntas concretas hay que llevarle a un contador.
No las respondas. Formularlas bien es la mitad del trabajo.
4. MONEDA Y COBRANZA
Cómo afecta el tipo de cambio a los márgenes del Módulo 3. Métodos de cobro
disponibles y su costo real, incluidas comisiones de conversión. Qué pasa con
los números si la moneda se mueve 20% en cualquier dirección. Si hay inflación
relevante, cómo y cada cuánto revisar precios.
5. COSTUMBRES COMERCIALES LOCALES
Cómo se compra y se vende acá de verdad: plazos de pago habituales, si se
negocia, canal por el que se espera respuesta, formalidad esperada, uso de
factura, si se paga por adelantado o contra entrega.
Contrastá con el manual: dónde estamos operando contra la costumbre local, y si
eso es un problema o una diferenciación.
6. CALENDARIO DEL MERCADO
Meses fuertes y muertos, feriados y vacaciones que frenan la actividad, fechas
comerciales que importan en este mercado, momentos del año en que nadie decide
nada. Cruzalo con la estacionalidad del manual.
7. COMPETENCIA LOCAL
Quién más lo hace, en qué rango de precios se mueve el mercado, si hay actores
informales, si hay competencia extranjera o remota. Marcá qué son datos
verificables y qué son impresiones.
8. FACTORES DEL ENTORNO
Situación económica general, poder adquisitivo del cliente, costo de alquiler o
insumos clave, disponibilidad de gente para contratar, infraestructura, cambios
regulatorios en curso o anunciados.
9. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE ESTAR ACÁ
Dos listas honestas. Incluí las ventajas que hoy no se están usando.
10. SI HUBIERA QUE MUDARSE O EXPANDIR
Qué es transportable y qué está atado a este lugar: clientes, licencias, red de
contactos, proveedores, reputación. Qué se rompería y qué habría que rehacer.
11. RIESGOS DE CONTEXTO
Los 5 cambios de entorno que más afectarían, con probabilidad estimada e
impacto en dinero donde se pueda calcular con el Módulo 3.
12. QUÉ REVISAR Y CUÁNDO
Fechas y temas que hay que volver a chequear.
# REGLAS ESPECÍFICAS
- No des asesoramiento legal, fiscal ni contable. Identificá temas, armá las
preguntas, y decime a qué tipo de profesional llevarlas.
- Separá siempre regla escrita (la ley) de práctica habitual (lo que se hace). Las
dos sirven, pero no son lo mismo.
- Si hay más de un país en juego, ninguna afirmación va sin decir a cuál se refiere.
- Nada de generalidades culturales de manual. Si no hay algo específico y útil sobre
este mercado, decilo.Ajuste por tamaño. Un negocio chico en una sola jurisdicción usa esto principalmente como lista de preguntas para el contador. Uno mediano, o cualquiera que opere en más de un país, necesita además revisión de contratos, tratamiento de datos personales de clientes, y un responsable interno de cumplimiento.
Advertencia, esta más en serio que las otras. Es el único módulo donde una respuesta bien redactada pero desactualizada puede costar dinero o un problema legal. Los regímenes fiscales, umbrales y obligaciones cambian todos los años, y cualquier IA los va a describir con total seguridad aunque estén vencidos. Sirve para llegar al profesional con las preguntas ya formuladas. Media hora con un contador o abogado local, con las preguntas listas, rinde más que dos horas leyendo un documento generado.
Automatización, herramientas y equipo
Responde: qué conviene resolver, con qué, y a quién sumar. Insumos: Módulos 1 y 3 como mínimo. Salida: 7A diagnóstico priorizado / 7B soluciones y perfiles.
Va al final aunque sea el que más ganas dan de hacer primero. Automatizar un proceso mal diseñado deja el mismo desastre, más rápido y más caro de arreglar.
Está partido en dos a propósito: 7A no se vence (el diagnóstico sigue siendo válido en dos años) y 7B sí (los precios y las herramientas cambian en meses). Separados, se puede rehacer el 7B sin repetir el análisis.
7A — Diagnóstico de oportunidades
# TAREA
Actuás como analista de operaciones. Todavía no recomendás herramientas: tu único
trabajo es identificar y priorizar qué vale la pena resolver, con números.
Seguí las reglas del bloque base. Los procedimientos, tiempos, frecuencias y errores
salen del manual. El costo por hora y el margen salen de la economía.
# FASE 1 — INVENTARIO
Recorré cada procedimiento del manual y armá una tabla:
proceso / quién lo hace / minutos por vez / veces por mes / horas al mes / costo
mensual (horas × costo por hora) / qué tan repetitivo es (siempre igual, tiene
excepciones, cada caso es distinto) / qué tan caro sale si se hace mal.
Si falta el tiempo o la frecuencia de algún proceso, marcalo como [FALTA DATO] y
preguntámelo. No lo estimes.
# FASE 2 — PREGUNTAS
Una sola tanda, sobre lo que el manual no responde:
- Qué tarea se posterga siempre.
- Qué se rehace por errores y cuántas veces al mes.
- Qué no se hace por falta de tiempo y está costando plata.
- Qué información hay que buscar en tres lugares distintos para responder algo.
- Cuánta tolerancia real hay a la tecnología en el equipo.
# FASE 3 — DOCUMENTO
1. MAPA DE CARGA
La tabla de la Fase 1, ordenada por costo mensual.
2. CLASIFICACIÓN
Cada tarea en una de estas cuatro cajas, con el motivo:
- AUTOMATIZABLE: repetitiva, reglas claras, mismo input mismo output.
- ASISTIBLE: requiere criterio, pero una IA puede hacer el borrador y alguien
revisa.
- DELEGABLE A PERSONA: requiere criterio, contacto humano o responsabilidad.
- INTOCABLE: es el corazón del negocio, o el cliente paga justamente porque lo
hace determinada persona. Sé explícito con esta caja.
3. NO AUTOMATIZAR
Lista separada de lo que conviene dejar como está, con el motivo: pasa muy poco,
el error sale carísimo, es el momento donde se construye la relación con el
cliente, o el proceso todavía está cambiando.
Sección obligatoria. Si queda vacía, revisá de nuevo.
4. PRIORIZACIÓN
Para cada oportunidad del top 10: horas que libera por mes y cuánto es en
dinero; esfuerzo de implementación en horas, dinero y dificultad; en cuántos
meses se paga sola; riesgo si falla y plan B manual.
Ordenadas por retorno sobre esfuerzo, no por lo impresionante que suenen.
5. CUELLO DE BOTELLA REAL
Cuál es la única restricción que hoy limita al negocio: el tiempo del equipo, la
demanda, la capacidad de entrega o la caja. Marcá qué oportunidades atacan ese
cuello y cuáles solo optimizan algo que no es el problema.
Automatizar lo que no es el cuello de botella no mejora nada: decilo claro.
6. LO QUE NO SE ESTÁ HACIENDO
Cosas que hoy no se hacen por falta de tiempo o capacidad y pasarían a ser
posibles. Suele valer más que el ahorro de horas.
7. MADUREZ
Qué tan listo está el negocio: datos ordenados o dispersos, procesos estables o
cambiantes, si hay alguien que pueda mantener lo que se arme. Si la respuesta es
"no mucho", decilo y proponé qué ordenar primero.
# REGLAS ESPECÍFICAS
- Cero nombres de herramientas en este documento. Si aparece uno, borralo.
- Sé escéptico: la mayoría de las tareas de un negocio chico no justifican
automatizarse. Decí cuáles no valen la pena.7B — Soluciones y equipo
# TAREA
Actuás como asesor de tecnología. Recomendás lo más simple que resuelva el
problema, no lo más potente.
Seguí las reglas del bloque base. Las oportunidades ya vienen priorizadas del 7A:
no las reordenes ni agregues otras.
# RESTRICCIONES
- Presupuesto mensual tope para herramientas: [ ]
- Presupuesto único para desarrollo o consultoría: [ ]
- Nivel de comodidad con la tecnología: [ ]
- Restricciones de datos o cumplimiento, si las hay: [ ]
# ANTES DE ESCRIBIR
Buscá información actualizada de cada herramienta: si sigue existiendo, precio
actual, disponibilidad en mi país y en mi idioma. Nada de precios ni funcionalidades
de memoria. Cada dato con fecha. Lo que no puedas verificar, [VERIFICAR].
# DOCUMENTO
Para cada una de las 5 oportunidades más altas del 7A, un bloque con cuatro caminos,
evaluados en este orden:
A. ARREGLAR EL PROCESO. ¿Se resuelve cambiando cómo se hace, sin comprar nada?
Evaluar siempre primero. Muchas veces la respuesta es que sí.
B. HERRAMIENTA QUE YA EXISTE EN CASA. ¿Alguna de las del manual ya hace esto y no
se está usando? Es la opción más barata y la más ignorada.
C. COMPRAR ALGO NUEVO. Máximo 3 opciones, con: qué resuelve exactamente, precio
mensual real en mi moneda, tiempo hasta ponerlo a andar, qué tan difícil es
salirse después, y qué pasa con los datos.
D. HACERLO A MEDIDA. Solo si A, B y C no alcanzan. Con: qué habría que construir
en una frase, rango de costo, tiempo, y quién lo mantiene después. Incluí el
costo de mantenimiento, que es el que todos olvidan.
Cerrá cada bloque recomendando un camino, con el motivo en dos líneas.
Después:
1. LO QUE HARÍA PRIMERO
Las 3 cosas para arrancar este mes, en orden y con el porqué del orden.
Priorizá lo que se implementa en menos de una semana y no depende de nadie más.
2. DÓNDE LA IA SIRVE DE VERDAD ACÁ
Aplicada a los procesos concretos, no en general. Por caso: qué tarea, qué tipo
de herramienta, qué tan confiable es hoy, qué pasa si se equivoca, y quién revisa
antes de que llegue al cliente. Sé honesto con las limitaciones: si todavía no
está para eso, decilo.
3. LO QUE NO RECOMIENDO
Herramientas o soluciones que suenan bien para este caso pero se descartan, con
el motivo. Incluí las que están de moda.
4. ORDEN DE IMPLEMENTACIÓN
Qué depende de qué, qué hay que ordenar antes de automatizar, y un camino de 90
días con hitos, contando con pocas horas semanales disponibles.
5. GENTE
Qué perfiles conviene sumar, en orden de urgencia. Para cada uno:
- Qué problema resuelve, atado a un proceso del manual.
- Tipo de vínculo: por proyecto, por horas, part time, full time.
- Rango de costo en mi mercado, con fecha.
- Qué pedirle en el primer encargo, para probar sin comprometerse.
- Qué señales indican que ya hace falta, y cuáles que todavía no.
Distinguí entre quien hace la tarea, quien la resuelve una vez y se va, y quien
enseña a hacerla. Son tres decisiones distintas.
6. QUÉ SE PUEDE HACER SIN AYUDA
De todo lo anterior, qué está al alcance del equipo actual, con el nivel de
dificultad real y qué habría que aprender.
7. RIESGOS
Dependencia de un proveedor, qué pasa si la herramienta cierra o sube el precio,
dónde quedan los datos propios y los de los clientes, qué se rompe si falla, y
cómo se vuelve al método manual.
Si algún proceso toca datos personales de clientes, marcalo y remitilo al
Módulo 6.
8. CÓMO SE SABE SI FUNCIONÓ
Por implementación: qué número tiene que moverse, en cuánto tiempo, y en qué
punto se da por fracasada y se da de baja.
# REGLAS ESPECÍFICAS
- Nada gratis que en realidad no lo sea: aclarar los límites de los planes
gratuitos.
- La opción de no hacer nada siempre está sobre la mesa y hay que evaluarla.
- Preferí lo simple y reversible sobre lo potente y difícil de abandonar.
- Nada de listar 15 herramientas. Menos opciones, mejor argumentadas.Ajuste por tamaño. En un negocio chico casi siempre gana la herramienta estándar aburrida sobre el desarrollo propio: no hay quien lo mantenga. En uno mediano entran en juego la integración entre sistemas, los permisos, quién es dueño de cada dato, y la gestión del cambio —que suele ser el verdadero motivo por el que una implementación fracasa, no la tecnología.
Dos criterios que valen más que la lista de herramientas. El cuello de botella manda: si el límite es que no entran suficientes clientes, automatizar la facturación no cambia nada. Y el costo de mantener: toda solución a medida tiene un costo que no figura en el presupuesto, y si quien la construyó desaparece queda algo que nadie entiende.
Mantener el sistema vivo
Un documento sin dueño ni fecha se muere en un trimestre. Lo mínimo:
- Fecha y versión arriba de todo, en cada documento.
- Un responsable por documento. En un negocio chico es el dueño; en uno mediano, quien lidera el área.
- Una revisión fija por trimestre, aunque sea de veinte minutos, mirando solo qué cambió.
- Actualización por evento, no solo por calendario: cambia un proceso, se suma alguien, cambia un precio, se pierde un cliente grande.
- Un solo lugar donde vivan todos. Si hay tres versiones dando vueltas, no hay ninguna.
Cargados como contexto fijo de una IA, estos documentos dejan de ser archivos muertos: pasan a ser la memoria del negocio, y cada consulta arranca con el contexto puesto en vez de explicar todo de nuevo.
Errores que arruinan el ejercicio
Documentar lo ideal en vez de lo real. El valor está en escribir cómo se hace hoy, con sus atajos y parches. Lo ideal ya se sabe y no sirve para entrenar a nadie.
Redactar bien la entrevista. Responder ordenado y prolijo produce documentos genéricos. Contar casos concretos y desordenados produce procedimientos que funcionan.
Hacer los siete de una. Uno terminado y en uso vale más que siete a medias.
Confundir diagnóstico con decisión. El documento describe. Las recomendaciones van aparte y marcadas, o se termina con un texto que mezcla hechos con opiniones y ya no se sabe qué es qué.
Creerle a la IA los datos de contexto. Precios, impuestos, umbrales y regulaciones hay que verificarlos. Un párrafo bien escrito no es un párrafo cierto.